こんにちは、デザイナーの @imatomix です。
別に珍しいことじゃないんですが、VIVITA ではコミュニケーションツールの1つに slackを使ってます。一応推しとくと、有料プランです。
VIVITAのメンバーは、日々あっちこっちと異なる拠点で、異なる時間帯で活動しているので、皆を繋ぐコミュニケーションツールはとても大事なインフラなんですね。
昨今は便利なコミュニケーションツールがたくさんあって、ホント有り難いです。日々感謝してます。 ただ、チャット系のコミュニケーションツールは全般的になんの運用ルールもなしに使ってると、
- どこで何の話がされているのかわからない。
- クローズドな話が横行する。
- 誤解を招きやすい。
といった場面に出くわすことがチラホラとあります。
そういったときは当然、改善案を考えるんですが、ルールでガチガチに固めてしまうと自由な発言がしにくい環境になってしまうんですよね。
ティールな組織を推進している VIVITA としては、雑談から生まれる柔軟なアイデアもウェルカムなので、どの程度の運用ルールがいいのかなぁと、たまにぼんやり考えてます。
そんなゆるい感じでゼロから改善しつつ、今現在のVIVITAでは、以下のような運用ルールを設けています。
権限
VIVITAはティール型の組織体制なので、slackでもティールな運営方針です。基本的な権限は全員に付与しており、
- チャンネルの作成/削除は誰でも出来ます。
- どのチャンネルへの参加/退室も自由です。
この方が誰でも「チャンネル作成者 = チャンネル管理者」とすぐわかるので、必要なチャンネルは各自で作って管理してもらっています。
とはいえ何の通知もないと、知らないうちに似たようなチャンネルが増えてるってことが予想されるので、チャンネルが作成されると自動的に bot が general チャンネルにその旨を通知してくれます。そこで興味を持った人がぞろぞろと参加して来たりもします。
禁止事項
禁止事項って皆ビビるので、作るかどうか悩みましたが、一応作りました。
ただ、基本的に例外ウェルカムです。禁止事項が足枷になるのはよくないですからね。
以下が禁止事項になります。
- プライベートチャンネルでの業務連絡
- DirectMessageによる業務連絡
この2つは「VIVITAでは情報はオープンであるべき」という考えに基づいています。
そして、以下のような例外ケースが出てきています。
- サプライズ計画で、短期的に秘密にしておきたい場合
- 外部との契約や法的に公開できない情報を取り扱う場合
- 人事などのプライベートな情報を取り扱う場合
まぁ、ごくごく普通の、納得の例外ですね。また、
- 非業務連絡の場合
は特に何も禁止しません。どんどんコミュニケーションとって勝手に仲良くなってってくれるといいなぁと思います。
推奨行為
ルールではないですが、上手にコミュニケーションするためのTips的なものです。
誰宛のメッセージか明確にする。
よく「これって独り言なのか?それとも誰かへのメッセージなのか?」っていう曖昧な発言をする人っていますよね。そこで会話だけじゃなく、タスクも止まってたりしてて。
なのでなるべく以下のことを推奨しています。
- 発言にはメンションをつける。
- 個人宛は 「@ユーザ名: 」を入力する
- 全体宛は「@channel: 」(オンラインの人宛は「@here: 」)を使う
- 何も付いていないものは独り言、見ても見なくてもいい書き込みと認識されてもしょうがない。
関わりのないチャンネルからは退室する。
何でもかんでも参加する人ってのもいますよね。大概は単に気にしぃや寂しがり屋な性格なだけでslackを全て見ることが業務化してたります。
あと退室にいいイメージを持ってなくて、退室するとよくない印象を与えるんじゃないかって思ってる人も結構多い気がします。
でも、断捨離みたいなもので、参加するチャンネルは必要最低限でいいんですよ。そのほうが重要な情報に無駄なコストなくアクセスできますし、チャンネルに入ってなくても必要な時はメンションで呼ばれますから。
チャンネル一覧が長くなりすぎて大事な情報見逃したり、全部読むのに時間使って業務を疎かにするよりは、退室は優れた行動だと言えます。
どこに相談したらいいかわからないことは「help_」チャンネルへ
命名規則の項目でも出てきますが、問い合わせ系のチャンネルはプレフィックスに「help_」が付いています。「この話はどこへ持っていけばいいだろう?」系の受け皿として活用してもらっています。
slackの運用への質問や提案も「help_slack」にて受け付けています。とりあえずここに聞けばいいという場所は、割と重宝します。
誰も使わないチェンネルはアーカイブする
使わなくなったチャネルは積極的にアーカイブしていきましょう。整理整頓は大事ですね。
チャンネル命名規則
第3者がパッと見で何系のチャンネルかすぐわかるようにチャンネル名に以下の命名規則を設けています。
- 「プレフィックス_チャンネル名」の形にする
- チャンネル名はプレフィックスと組み合わせて、なるべく固有で意味がわかる名前にする。
- 「help_design1」「help_design2」とかにしない
- チャンネル名だけではわかりづらい部分もあるので、チャンネルの目的を必ず記入する。
プレフィックス一覧
こんな感じです。
「数字_名前」
- 全体に向けての情報発信チャンネル
- 数字は重要度を表す
- 01_: 全員必須参加
- 02_: 一部必須参加
- 03_: 任意参加
- 例) 01_general
「help_相談先」
- 困ったことがあったらとりあえずこちらへ
- 例) help_design
「hiring_対象名」
- 採用に関するチャンネル
- 例)hiring_member
「lab_実験名」
- slackアプリのお試し実験場
- 例) lab_azure
「local_拠点名」
- 各拠点に関するチャンネル
- 例) local_aoyama
「notice_サービス名」
- 通知
- 例)nortice_circleci
「pj_プロジェクト名」
- 開発プロジェクトに関するチャンネル
- 例)pj_myvivita
「room_テーマ」
- 共通の趣味に関する雑談
- 例)room_sports
「temp_用途名」
- 期間限定の使い捨てチャンネル
- 例)temp_shin-nen-kai
「ws_名前」
- ワークショップ&イベント関連
- 例)ws_robocon
以上です
これらが今の所のVIVITAでのslack運用&整理術です。文字に起こすと長いかもしれませんが、特に難しいルールはないですね。めんどくさい承認とかもないですし、チームにもうまくなじんでいるようです。
とはいえ、コミュニケーションは「結局は人」な話なので、どんな運用やルールがいいかは組織やチームによって変わってくるでしょう。いつかどこかで、この記事が勝手に参考になっていればと思います。